武汉光电国家实验室

研究生会文件

研会〔2014〕01 号


关于规范研究生活动经费申请和报销的办法

研究生会各部门:

  为确保研究生活动质量,控制活动经费正常流动,方便经费管理,研究生会办公室根据实验室领导要求和学校相关财务规定,讨论并制定了以下规范研究生活动经费申请流程的办法。

(一)研究生活动策划内部审核办法

  研究生活动开展前必须经过研究生会的讨论和评审,活动负责人、研会主席团、各部门部长和办公室成员必须参与评审讨论。

  评审的主要内容有:活动的必要性、方案可行性、预算的合理性和充分性等。

  研会主席团应在评审结束时给出意见和结论。活动负责人需按照意见进行相应调整后填写“研究生活动预算申请表”。该预算表由主席团审核签字后交予研会办公室请求批复。

  批复后的预算表应复印一份在研会办公室留存备案。

(二)研究生活动票据(包括发票、车票)要求

  1. 研究生活动费用需要正规票据作为报销凭证。

  2. 娱乐、餐饮、生活用品发票不予报销。

  3. 同车牌号两张以上的车票等不合理费用的票据不予报销。

  4. 发票应开为单位发票并抬头“华中科技大学” 。

  5. 票据反面应有活动负责人和报账经手人的签名。

  6. 票据应按费用类别整齐有序地粘贴在“票据粘贴单”上并分别标注总额。费用类别包括交通费、材料费、印刷费、办公用品费等。

(三)活动费用报销办法

  活动结束后,批复内的活动费用可以报销。相关负责人需要将活动策划书、已批复的预算表和处理好的票据单交给研会办公室。研会办公室应在网上申请报账预约并找相关领导签字,完成后联系活动负责人返还材料。负责人可持已签字的报账预约单和票据单去财务处完成报账。



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